Vos questions, nos réponses
Tarifs, fonctionnement des séjours packagés, intégration à votre site, sécurité des données : ce que les établissements nous demandent avant de démarrer.
Général
Qu'est-ce que Flexibook ?
Un moteur de réservation en ligne pour les thalassos, hôtels spa et centres de bien-être : vos clients composent un séjour packagé (cure, chambre, pension, options), un hébergement seul ou un soin, et paient sur votre site. Vous gérez prestations, prix, stocks, offres, devis et équipes dans un back-office.
À qui s'adresse Flexibook ?
Aux instituts de thalassothérapie, hôtels spa, centres de bien-être et groupes multi-sites qui vendent des séjours combinant soins, hébergement et restauration. Des établissements d'autres secteurs, parcs à thème ou centres de vacances, l'utilisent aussi pour leurs séjours packagés.
Combien de temps pour être en ligne ?
Quelques jours à quelques semaines selon votre catalogue : nous créons votre dossier à l'activation, vous saisissez prestations, prix et stocks (ou nous les importons), vous posez une ligne de code sur votre site, et c'est ouvert. Les contenus se traduisent automatiquement.
Faut-il refaire mon site ?
Non. Flexibook s'intègre à votre site existant, quel que soit le CMS ou le développement, par un bouton ou des liens directs. Sans site, vous pouvez vendre sur un portail Flexibook à vos couleurs.
Tarifs
Qu'est-ce qu'un établissement ?
Un institut, un hôtel ou un restaurant. Une thalasso avec son hôtel et son restaurant compte trois établissements : c'est le plan Package. Un groupe ou un établissement multi-sites est en plan Multi, avec 100 € HT par établissement.
Comment la commission est-elle calculée ?
Sur le montant TTC de chaque vente réalisée via Flexibook : 4 % si Flexibook encaisse pour vous avec Stripe, 2 % si vous encaissez avec votre propre solution de paiement. Tous les frais sont compris : transactions, traduction, IA, serveurs, support, maintenance.
Que veut dire « Sans Stripe » ?
Nous encaissons vos clients avec votre propre solution de paiement (Axepta, Monetico, Systempay…), branchée sur Flexibook. Vous gardez votre contrat bancaire et vos conditions ; la commission Flexibook passe à 2 % (sous réserve de faisabilité technique).
Y a-t-il un engagement ?
Non. Les frais d'activation sont payés une seule fois, il n'y a pas d'abonnement, et vous pouvez arrêter quand vous le souhaitez.
Puis-je changer de plan ?
Oui. Un établissement qui s'ajoute à votre dossier vous fait passer au plan supérieur ; contactez-nous et nous l'activons.
Pourquoi des frais d'activation ?
Ils couvrent l'ouverture de votre dossier et nous évitent les inscriptions sans suite.
Quelle commission sur une vente directe ?
4 % avec Stripe, 2 % avec votre propre solution de paiement, sur les ventes faites via Flexibook. Rien sur les ventes des plateformes.
Fonctionnalités
Un séjour peut-il avoir une durée variable ?
Oui. Un programme accepte une durée fixe, 4 jours par exemple, ou une plage de 3 à 7 jours ; le prix suit le nombre de jours et les prestations associées.
Comment les stocks sont-ils gérés ?
Chaque prestation a un stock par jour, décompté à la réservation payée et restitué à l'annulation. Une édition en masse ajuste des périodes entières.
Peut-on vendre une chambre sans programme ?
Oui, en hébergement seul, avec ses propres contraintes d'arrivée et durées minimales. C'est l'objet de la page Hôtel spa.
Puis-je vendre l'hôtel sans l'institut ?
Oui. L'hébergement seul et la restauration seule se vendent indépendamment des soins, avec leurs propres règles d'arrivée et de durée.
Les lits d'appoint sont-ils gérés ?
Oui : capacités adultes, enfants et bébés par chambre, lit d'appoint enfant ou lit bébé, avec les tarifs correspondants.
Flexibook remplace-t-il mon PMS ?
Non. Flexibook vend en ligne et peut alimenter votre PMS par connecteur ; la réception garde son outil.
Un conseiller peut-il réserver pour un client ?
Oui, en mode conseiller : il compose le séjour packagé, applique une remise ou une ligne personnalisée, et envoie le devis ; le client paie en ligne.
Peut-on limiter un compte à un établissement ?
Oui. Chaque compte peut être rattaché à une ou plusieurs entités ; il ne voit que leurs réservations et leurs statistiques.
Comment se répartissent les encaissements ?
Avec Stripe, chaque institut, hôtel ou restaurant peut avoir son compte bancaire vendeur : le paiement d'un séjour packagé se répartit entre eux.
Un chèque cadeau peut-il payer une partie du séjour ?
Oui : le montant du chèque se déduit et le reste se règle en ligne.
Quelle est la durée de validité ?
Vous la fixez par type de carte ; le back-office suit les dates et les soldes.
Un chèque ou un coffret cadeau peut-il être envoyé par la poste ?
Oui. Par défaut le PDF part par e-mail dès le paiement ; vous pouvez aussi proposer plusieurs options de livraison postale (impression premium, coffret boîtier, coffret luxe avec vos produits…), chacune avec sa photo, son prix forfaitaire plus un prix par carte et ses pays desservis.
Les bons de soin sont-ils réservables en ligne ?
Selon votre réglage. En soins réservables, le client choisit sa date dans le calendrier et paie le prix du jour. En bons de soin, il achète un bon non daté valable un an, indique ses disponibilités préférées et l'établissement le rappelle pour fixer le rendez-vous.
Intégration et connecteurs
Puis-je garder les plateformes de réservation ?
Oui. Les connecteurs partagent vos prix et vos disponibilités avec les plateformes ; la vente directe s'ajoute, elle ne remplace pas.
Qu'est-ce qu'un lien direct ?
Une adresse du tunnel avec des paramètres : séjour, dates, nombre de personnes, options. Vous la composez depuis l'onglet Intégration du back-office.
Les connecteurs sont-ils payants ?
Non. Ils sont inclus dans tous les plans et activés par Flexibook sur demande, sous réserve de faisabilité technique.
Avec quels PMS ?
Les connecteurs se développent au cas par cas ; Opera Cloud et Mews sont étudiés. Contactez-nous avec le nom de votre PMS.
Puis-je interroger les prix moi-même ?
Oui, via l'API publique : prix packagés, offres et soins, avec un jeton délivré dans le back-office.
Sécurité et données
Où sont hébergées les données ?
En France, chez Datacampus (Niort), sur des serveurs alimentés en énergie renouvelable, avec sauvegardes quotidiennes, réplication et plan de reprise d'activité. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne.
Flexibook est-il conforme au RGPD ?
Oui. Pour les données de vos clients, vous êtes responsable de traitement et Flexibook sous-traitant : traitement sur vos seules instructions, hébergement en France, confidentialité, assistance pour les demandes d'exercice des droits, restitution puis suppression à la fin du contrat. L'annexe « Protection des données » des CGV détaille ces engagements.
À qui appartiennent les données de mes clients ?
À vous. Flexibook ne les utilise pas pour son propre compte et ne les cède à personne. Vous pouvez les exporter depuis le back-office à tout moment, y compris à la fin du contrat.
Les paiements sont-ils sécurisés ?
Les paiements sont traités par Stripe ou par votre propre prestataire (Axepta, Monetico, Systempay…) sur une page sécurisée avec authentification forte. Flexibook n'a jamais accès aux numéros de carte.
Une autre question ? Parlons-en
Une démo en visio pour voir le back-office et le tunnel sur votre cas, ou un message pour une réponse rapide.