1. Objet et application
Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») régissent la fourniture de Flexibook, marque déposée, service logiciel en ligne (SaaS) édité par Devle SASU (« Devle »), 10A petite rue de l'Augerie, 17290 Forges, RCS La Rochelle 909 898 165, destiné à être intégré au site web de tout acheteur professionnel pour vendre en ligne des séjours packagés, de l'hébergement, de la restauration, des soins, des options, des cartes cadeaux et des bons de soin.
Le « Client » désigne tout professionnel (institut, hôtel, restaurant, groupe) qui souscrit à Flexibook pour proposer des réservations à ses propres clients. Le « Client final » désigne toute personne qui réserve ou achète par l'intermédiaire de Flexibook. Flexibook s'adresse exclusivement à des professionnels ; les dispositions du Code de la consommation ne s'appliquent pas.
Conformément à l'article L.441-1 du Code de commerce, les présentes CGV constituent le socle unique de la relation commerciale. Toute souscription implique leur acceptation sans réserve ; le Client renonce à se prévaloir de ses propres conditions générales. Devle peut consentir des conditions particulières par écrit, qui prévalent sur les CGV sur les seuls points qu'elles traitent.
Le fait pour Devle de ne pas se prévaloir à un moment donné d'une clause des CGV ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement. La nullité d'une clause n'affecte pas la validité des autres.
2. Description du service
Flexibook comprend un tunnel de réservation intégrable au site du Client (séjours packagés, hébergement seul, restauration, soins, options, cartes cadeaux, bons de soin), un back-office d'administration (prestations, prix, stocks, offres, équipes et rôles, devis et mode conseiller, statistiques), l'encaissement en ligne, l'envoi automatique des confirmations et documents, et des connecteurs vers des partenaires tiers.
Deux offres sont proposées, décrites sur la page Tarifs de flexibook.io, qui fait partie intégrante des CGV au jour de la souscription :
- Performance : une commission sur chaque vente réalisée par Flexibook, des frais d'activation payés une seule fois et non remboursables, sans engagement de durée, pour autant d'établissements (institut, hôtel ou restaurant) que nécessaire.
- Forfait : un montant annuel par établissement, sans commission ni frais d'activation, avec un engagement d'un an.
Un « Établissement » désigne chaque entité commerciale que le Client exploite dans Flexibook avec son propre catalogue, ses prix et ses stocks : un institut, un hôtel ou un restaurant, indépendamment de son adresse. Un même lieu qui vend des soins, de l'hébergement et de la restauration compte trois Établissements ; un groupe de deux hôtels en compte deux. Le nombre d'Établissements est celui déclaré à la souscription, puis celui constaté dans le back-office.
Une « vente réalisée via Flexibook » désigne toute commande enregistrée dans Flexibook, quel qu'en soit le canal : tunnel de réservation intégré au site du Client, liens directs, portail Flexibook, devis établis par un conseiller et payés en ligne ou confirmés dans le back-office, cartes cadeaux et bons de soin. Les ventes conclues en dehors de Flexibook (réception, téléphone sans devis Flexibook, plateformes tierces) ne sont pas concernées.
Les deux offres donnent accès aux mêmes fonctionnalités. Leur contenu (fonctionnalités, services inclus) est celui publié sur la page Tarifs à la date de souscription. Les connecteurs partenaires sont inclus dans les deux offres et activés par Devle sur demande, sous réserve de faisabilité technique. Dans les deux offres, le Client encaisse ses ventes soit par Stripe, intermédiaire d'encaissement proposé par Devle, soit par son propre prestataire de paiement raccordé à Flexibook, sous réserve de faisabilité technique.
3. Souscription et durée
Offre Performance : la souscription s'effectue en ligne sur flexibook.io, par paiement des frais d'activation via Stripe, après acceptation des CGV par une case à cocher. Le contrat est conclu pour une durée indéterminée à compter de l'activation du service ; chaque partie peut y mettre fin à tout moment par écrit, sans frais, moyennant un préavis d'un mois. L'absence d'engagement porte sur la durée du service : les frais d'activation restent acquis à Devle et ne sont pas remboursés en cas de résiliation, quelle qu'en soit la date (article 4).
Offre Forfait : la souscription s'effectue par devis accepté par écrit. Le contrat est conclu pour une durée initiale d'un an à compter de l'activation du service. Il se renouvelle tacitement par périodes d'un an, sauf dénonciation écrite par l'une des parties reçue au moins trois mois avant l'échéance.
Le Client peut vérifier le détail de sa commande et son prix total avant de la confirmer (article 1127-2 du Code civil). La prise en compte de la commande est confirmée par e-mail ; les données enregistrées par Devle font preuve des transactions.
4. Tarifs, commission et paiement
Frais d'activation
Dans l'offre Performance, des frais d'activation de 200 € hors taxes sont dus une seule fois, à la souscription, quel que soit le nombre d'établissements. Ils couvrent la création du dossier, l'accompagnement à la mise en place et l'intégration au site du Client. Ils sont définitivement acquis à Devle dès la création du dossier et ne sont pas remboursables, y compris si le Client met fin au contrat sans engagement de l'offre Performance, quelle qu'en soit la date. L'offre Forfait ne comporte pas de frais d'activation.
Commission sur les ventes
Dans l'offre Performance, Devle perçoit en contrepartie du service une commission de 2 % hors taxes du montant total de chaque commande réalisée par Flexibook, quel que soit le mode d'encaissement choisi par le Client. L'offre Forfait ne comporte aucune commission.
La commission s'applique au prix total affiché sur le récapitulatif de commande de Flexibook, y compris lorsque le Client final ne verse qu'un acompte, et même si le séjour n'est pas effectué. Les remises accordées après la commande ne donnent pas lieu à recalcul. Les cartes cadeaux et bons de soin sont commissionnés à leur vente, non à leur utilisation.
Forfait annuel
Dans l'offre Forfait, le Client règle 10 000 € hors taxes par établissement et par an. Le forfait est facturé à l'activation du service puis à chaque échéance annuelle, et payable par virement à 30 jours. Un établissement ajouté en cours d'année est facturé au prorata de la période restant à courir jusqu'à l'échéance.
Frais de paiement
Avec Stripe, Devle agit comme intermédiaire d'encaissement et jamais comme commerçant : elle encaisse les Clients finaux et reverse les ventes au Client. Les frais facturés par Stripe, selon sa grille publique en vigueur, sont refacturés au Client au réel, sans marge, et déduits de chaque reversement ; ils restent dus sur un paiement remboursé ou contesté, Stripe les conservant. Dans l'offre Performance, la commission est également prélevée sur chaque encaissement, même partiel, avant reversement.
Avec le prestataire de paiement du Client (par exemple Axepta BNP Paribas), les frais de ce prestataire restent à la charge du Client. Dans l'offre Performance, la commission fait alors l'objet d'une facture mensuelle établie à partir des ventes enregistrées dans Flexibook, payable à 30 jours.
Évolution des tarifs
Les tarifs applicables sont ceux en vigueur au jour de la souscription, nets et hors taxes. Ils sont garantis pendant la période annuelle en cours. Toute évolution est notifiée au Client au moins un mois avant son entrée en vigueur ; le Client peut alors résilier dans le mois suivant la notification, à défaut de quoi le nouveau tarif s'applique à la poursuite du contrat.
Retard de paiement
Toute somme non réglée à l'échéance porte de plein droit des pénalités de retard calculées au taux de la Banque centrale européenne majoré de dix points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce). Le retard rend immédiatement exigibles toutes les sommes dues et autorise Devle, après mise en demeure restée sans effet huit jours, à suspendre le service.
5. Fourniture et disponibilité du service
Le service est ouvert dès la validation du paiement des frais d'activation (offre Performance) ou dès l'acceptation du devis (offre Forfait) ; la mise en ligne sur le site du Client dépend des contenus et accès que celui-ci fournit. Devle fournit un support par e-mail et par téléphone aux heures ouvrées, ainsi qu'une surveillance et une intervention 24\/7 sur l'infrastructure, avec sauvegardes quotidiennes, réplication et plan de reprise d'activité.
Devle vise une disponibilité du service de 99,5 % par mois, hors maintenances planifiées annoncées au moins 48 heures à l'avance et réalisées autant que possible en dehors des heures de forte affluence. Un retard de fourniture ou une indisponibilité n'ouvre droit à aucune indemnité ; une indisponibilité imputable à Devle supérieure à 72 heures consécutives permet au Client de demander la résolution du contrat, avec remboursement des sommes versées au prorata de la période non consommée.
6. Obligations et responsabilités
Contenus du Client : le Client est seul responsable de l'administration, de la gestion et de la mise à jour des contenus, images, prix, stocks, disponibilités, conditions d'annulation et informations promotionnelles diffusés par Flexibook. Il garantit disposer des droits nécessaires sur ces contenus et leur conformité aux lois en vigueur (concurrence, publicité, vie privée, droit de la consommation applicable à ses propres clients). Il garantit Devle contre toute réclamation de tiers à ce titre.
Devle est tenue d'une obligation de moyens. Elle ne garantit ni la compatibilité du service avec tout site web ou navigateur, ni son adéquation parfaite aux besoins du Client. Devle n'intervient qu'en qualité d'intermédiaire technique entre le Client et ses Clients finaux ; elle n'est pas partie aux contrats de séjour et ne peut être mise en cause dans un litige entre eux.
Devle ne répond pas des dommages indirects ou immatériels (perte de chiffre d'affaires, de données, de chance, préjudice d'image), ni des dysfonctionnements des outils tiers utilisés par Flexibook (prestataires de paiement, traduction automatique, intelligence artificielle, partenaires connectés). Sauf faute lourde ou dol, la responsabilité de Devle est limitée, toutes causes confondues, au montant hors taxes des sommes perçues du Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.
Le Client s'engage à sécuriser les accès de ses utilisateurs au back-office, à attribuer à chacun le rôle approprié et à informer Devle sans délai de tout accès suspect.
7. Force majeure
Aucune des parties ne répond d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, y compris catastrophes naturelles, grèves, troubles civils, actes de terrorisme, défaillances des réseaux de communication ou décisions gouvernementales. Les obligations de paiement ne sont pas suspendues. Si l'empêchement dure plus de deux mois, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité.
8. Résiliation, annulations et remboursements
Le Client définit librement ses conditions d'annulation et de remboursement vis-à-vis des Clients finaux, ainsi que les options proposées (assurance annulation, acompte). La réservation d'un Client final est considérée comme un service rendu par Flexibook : Devle conserve sa commission en cas d'annulation ou de remboursement, sauf erreur technique imputable à Flexibook.
En cas d'opposition à un paiement (chargeback) par un Client final, le Client reste redevable envers Devle de la somme reprise, de la commission le cas échéant, des frais de paiement et des frais de litige appliqués par Stripe.
Devle peut résilier le contrat sans préavis ni remboursement en cas de violation des CGV, d'activité illégale, frauduleuse ou contraire aux bonnes mœurs, ou de non-paiement persistant après mise en demeure. En cas de cessation d'activité de Devle, le contrat prend fin avec un préavis d'un mois et les sommes versées d'avance sont remboursées au prorata.
À la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause, le Client peut exporter ses données depuis le back-office pendant trente jours ; Devle les supprime ensuite, sous réserve de ses obligations légales de conservation.
9. Propriété intellectuelle et références
Tous les droits de propriété intellectuelle sur Flexibook (logiciel, interfaces, documentation, marque) appartiennent à Devle. Le contrat confère au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat et pour ses seuls besoins. Le Client reste propriétaire de ses contenus et de ses données.
Sauf accord écrit préalable de Devle, le Client s'interdit, directement ou par l'intermédiaire d'un tiers, de reproduire, adapter ou imiter tout ou partie de Flexibook (logiciel, interfaces, parcours, documentation) en vue de concevoir ou d'exploiter un service similaire ou concurrent, et d'extraire les interfaces, contenus ou données de Flexibook par des procédés automatisés (robots, scripts, aspirateurs de sites, agents ou outils d'intelligence artificielle), y compris pour entraîner ou alimenter un modèle d'intelligence artificielle. Seuls les exports, interfaces et connecteurs fournis par Devle permettent un accès automatisé aux données du Client. Ces interdictions s'appliquent dans les limites des droits reconnus à l'utilisateur légitime par les articles L.122-6-1 et L.342-3 du Code de la propriété intellectuelle. Leur violation constitue un manquement grave justifiant la résiliation prévue à l'article 8, sans préjudice de toute action en contrefaçon ou en concurrence déloyale.
Le Client autorise Devle à diffuser les contenus qu'il publie dans Flexibook (textes, images, logos, prestations) sur flexibook.io et ses portails à des fins de fonctionnement, de promotion et de référencement, et à citer son nom et son logo comme référence commerciale, sauf opposition écrite.
10. Traduction automatique et intelligence artificielle
Flexibook propose des traductions automatiques et des fonctions d'assistance (amélioration de contenus, conseiller intelligent) reposant sur des services d'intelligence artificielle tiers, notamment OpenAI. Dans ce cadre, des contenus publics du Client (descriptions de prestations, conditions, informations pratiques) peuvent être transmis à ces services ; aucune donnée personnelle de Client final ne leur est transmise.
Les traductions et réponses produites peuvent être inexactes ou incomplètes. Le Client vérifie les textes avant publication, en particulier les descriptions de prestations, les conditions de réservation et d'annulation, les informations promotionnelles et les mentions à caractère juridique. Devle décline toute responsabilité quant aux erreurs de ces outils. Le volume annuel de traduction inclus est indiqué sur la page Tarifs et peut évoluer.
11. Annexe : protection des données
Les parties respectent le règlement (UE) 2016\/679 (RGPD) et la loi Informatique et Libertés modifiée.
Données du Client (prospects, interlocuteurs, utilisateurs du back-office)
Devle traite, en qualité de responsable de traitement, les données des représentants et utilisateurs du Client (nom, prénom, fonction, e-mail et téléphone professionnels, journaux de connexion) pour l'exécution du contrat, la facturation, le support et le respect de ses obligations légales. Elles sont conservées pendant la durée de la relation commerciale, augmentée de cinq ans au titre de la prescription commerciale, et ne sont pas transférées hors de l'Espace économique européen. Les personnes concernées exercent leurs droits (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité, directives post mortem) par le formulaire de contact de flexibook.io, et peuvent saisir la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).
Données des Clients finaux : Devle sous-traitant (RGPD art. 28)
Pour les données des Clients finaux traitées par Flexibook (identité, coordonnées, participants, détail des réservations et achats, historique des paiements, cartes cadeaux), le Client est responsable de traitement et Devle sous-traitant. Devle s'engage à :
- traiter ces données uniquement pour fournir le service et sur instruction documentée du Client, les présentes CGV et la configuration du back-office valant instruction ;
- les héberger et les sauvegarder en France, chez Datacampus SAS (Niort), sans transfert hors de l'Union européenne, et sans sous-traitance ultérieure à l'étranger ;
- ne recourir à d'autres sous-traitants ultérieurs (envoi d'e-mails transactionnels, génération de documents, prestataires de paiement choisis par le Client) qu'avec des garanties équivalentes, la liste à jour étant communiquée sur demande, le Client pouvant s'opposer par écrit à tout nouveau sous-traitant ;
- garantir la confidentialité : seul le personnel habilité de Devle accède aux données, dans le cadre du support et de la maintenance ;
- mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites à l'article 5 (chiffrement des échanges, contrôle des accès par rôles, journalisation, sauvegardes, plan de reprise) ;
- assister le Client pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes et pour ses obligations de sécurité, d'analyse d'impact et de notification ;
- notifier au Client toute violation de données dans les 48 heures suivant sa découverte ;
- à la fin du contrat, restituer les données au Client (export depuis le back-office) puis les supprimer dans les trente jours, sauf obligation légale de conservation ;
- tenir à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permettre un audit, à ses frais, une fois par an au plus, sur préavis de trente jours.
Le Client garantit disposer d'une base légale pour les traitements confiés, informer ses Clients finaux (politique de confidentialité de son site, conditions de réservation) et transmettre à Devle des instructions conformes à la réglementation. Les prestataires de paiement (Stripe, ou le prestataire choisi par le Client) traitent les données de carte sous leur propre responsabilité ; Devle n'y a jamais accès.
12. Modifications, droit applicable et juridiction
Devle peut modifier les CGV à tout moment ; les CGV applicables à une commande sont celles en vigueur à sa date, et la version à jour est toujours accessible sur flexibook.io. Les modifications des tarifs suivent l'article 4.
Les présentes CGV et les opérations qui en découlent sont soumises au droit français, à l'exclusion de toute règle de conflit de lois. L'application de l'article 1223 du Code civil est exclue. En cas de traduction, seul le texte français fait foi. Les parties recherchent une solution amiable avant toute action.
Tout différend relatif à la formation, la validité, l'exécution, la cessation ou les suites des présentes CGV relève de la compétence exclusive des tribunaux de La Rochelle (France), même en cas de référé, de requête, de demande incidente, d'appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.
13. Contact
Pour toute question ou réclamation : Devle SASU, 10A petite rue de l'Augerie, 17290 Forges, +33 979 239 897, ou le formulaire de contact de flexibook.io.